Cách viết email tiếng Nhật sao cho chuẩn? Cấu trúc viết mail xin việc, ứng tuyển được viết như thế nào? Bài viết này của trung tâm dạy học tiếng Nhật Bản Ngoại Ngữ You Can sẽ chỉ ra 7 điều cần lưu ý khi viết thư gmail cùng với đó là những mẫu email business chuẩn tiếng Nhật để bạn tham khảo.
7 điều lưu ý về cách viết email tiếng Nhật
Một email tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gồm các yếu tố sau: 宛 名 (atena: người nhận địa chỉ) 、 挨 拶 (aisatsu: lời chào) 、 名 乗 乐 (nanori: tên địa chỉ) 、 要旨 (youshi: nội dung cốt lõi) 、 挨 拶 (shousai: chi tiết).
Email tiếng Nhật chuẩn sẽ bao gồm bảy phần trên. Với những trường hợp tương đối thân thiết, bạn có thể lược bỏ một phần nào đó trong mail. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc bỏ đi khiến email kém trang trọng hơn.
Đừng quên học thêm từ vựng trong lớp Học tiếng nhật cho người mới bắt đầu để cho email của bạn thêm thu hút hơn.
宛名 / atena/ Người nhận
Được viết trong dòng đầu tiên của email
- XYZ 株式会社 (XYZ kabushiki kaisha) – Tên công ty hoặc tổ chức. Loại hình công ty không nên bỏ qua: hữu hạn, cổ phần.
- 代表取締役 (daihyou torishime yaku) – Chức danh, nếu là nhân viên thì có thể bỏ qua phần này.
- 平野 友 朗 様 – Tên đầy đủ đi kèm với với 様 sẽ tạo ấn tượng tốt hơn. Đôi khi (ví dụ, bạn không biết họ tên) bạn viết họ + 様.
Khi giao tiếp giữa hai bên đã khá quen thuộc, chúng ta có thể bỏ qua tên công ty và chức vụ. Chỉ cần đầy đủ họ và tên + 様 là đủ. Khi bạn và đối phương rất thân thiết, muốn gần hơn, thì bạn có thể thay thế 様 bằng さ ん. Đừng quên, học thêm từ vựng tên các chức danh trong công ty nhật để xưng hô cho đúng.
挨拶 / aisatsu/ Câu chào hỏi
Dưới đây là một số câu chào hỏi mà khoá học tiếng nhật giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn:
Ví dụ :
- ご 無 沙 氱 し て お お ま す /gobusata shite orimasu/ Lâu rồi không gặp.
- 先 日 は 、 あ り が が と ぺ ま し た /seinjitsu ha, arigatou gozaimashita/ Cảm ơn vì ngày hôm qua.
- 早 速 の ご あ り が り と ぺ ま す /sassoku no gorenraku arigatou gozaimasu/ Cảm ơn bạn đã liên hệ sớm.
Để liên hệ với bên ngoài công ty, những lời chào thường được người Nhật dùng phổ biến là:
お世話になっております /osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi.
Hoặc lịch sự hơn:
いつも大変お世話になっております /itumo taihen osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi.
Đối với trường hợp liên hệ lần đầu, thay vì sử dụng hai câu trên, chúng ta nên sử dụng:
お世話になります /osewa ni narimasu/ Mong các bạn giúp đỡ.
Đối với giao tiếp nội bộ công ty, những câu chào được sử dụng phổ biến nhất là:
お疲れ様です /otsukare-sama desu/ Bạn đã làm việc rất chăm chỉ rồi.
名乗り /nanori/ Xưng tên
Tiếp theo, bạn sẽ viết tên của công ty, chức danh và tên của bạn, như một phần của người nhận. Bạn có thể sử dụng cấu trúc: chức vụ ～をしております、họ và tên と申します.
Cũng có người cho rằng tên người gửi đã được ghi sẵn trên mail, nhưng không phải lúc nào trình duyệt cũng hiển thị chính xác tên email của bạn.
Hoặc khi duyệt email trên điện thoại di động, không thể hiển thị thông tin người gửi mail. Do đó, để e-mail tiến triển mà không gặp khó khăn, bạn phải xưng danh tên của mình để bên kia có thể hiểu được đối tượng mà họ đang giao dịch e-mail là ai.
要旨 / youshi/ Nội dung chính
Sau lời chào và lời giới thiệu, phần tiếp theo là đi vào phần nội dung chính của email. Trong phần này, hãy mô tả nội dung và mục đích của email để người nhận có thể hình thành nội dung cơ bản. Một số ví dụ về câu bạn có thể sử dụng:
- 打ち合わせの日程について、ご相談いたします。 Tôi muốn thảo luận về lịch trình của cuộc họp.
- Trong cách viết email cảm ơn bằng tiếng Nhật thường có câu sau: 先日のお礼を申し上げたく、メールをお送りしました。Tôi gửi email này để cảm ơn bạn vì sự hiện diện của bạn/ về việc ngày hôm trước.
- Trong cách viết email xin lỗi bằng tiếng Nhật thường câu mở đầu sẽ là … についてお詫びを申し上げたく、ご連絡いたしました。Tôi liên hệ để xin lỗi vì…
- お見積内容のご確認のために、ご連絡いたしました。Tôi muốn liên hệ với bạn để xác nhận nội dung của báo giá.
Nếu bạn cần câu trả lời, bạn có thể sử dụng các cụm từ như:
- 「お手数ですが、ご確認よろしくお願いいたします」Tôi xin lỗi, nhưng bạn hãy vui lòng xác nhận…
- 「お返事をお待ちしておりますTôi đang đợi câu trả lời của bạn
詳細 /shousai/ Nội dung chi tiết
Trong phần này, hãy giải thích cụ thể nội dung bạn muốn truyền tải, những gì bạn muốn bên kia thực hiện cho mình. Điều quan trọng ở phần này là cách giải thích dễ hiểu, không quá cầu kỳ.
Việc sử dụng kính ngữ rất quan trọng, nhưng nếu bạn không hiểu rõ về kính ngữ trong phần đó, hãy sử dụng hình thức trang trọng (ま す) để ưu tiên trình bày chính xác những gì bạn muốn truyền đạt.
Trong phần này, bạn có thể sử dụng dạng danh sách, liệt kê, gạch đầu dòng để làm rõ nội dung. Ví dụ :
内容 ビジネスメールコミュニケーション講座
naiyou bijinesu me-ru komyunikeihon kouza
Nội dung: Bài giảng giao tiếp trong kinh doanh.
日時 2019 年 2 月 22 日 （金）
jitsuji 2019 nen 2 gatsu 22 nichi (kin)
Thời gian: ngày 22 tháng 2 năm 2019 (Thứ sáu)
場所 株式会社アイ・コミュニケーション
Basho babushiki kaisha ai-comyuni ke-shon
Vị trí: Công ty cổ phần Al communication
対象 新入社員もしくは研修担当者
taisou shinnyushain moshikuha kenshuu tantousha
Đối tượng: Nhân viên mới hoặc người chịu trách nhiệm đào tạo
参加費 8,640円（税込）
sankahi 8640 en (zeikomi)
Phí tham gia: 8640 yên (giá đã bao gồm thuế)
結結びの挨拶 /musubi no aisatsu/ Chào hỏi gắn kết
Sau khi nêu nội dung chính, trước khi kết thúc, bạn nên sử dụng một số câu chào kết thúc, ví dụ:
- 今後ともよろしくお願いいたします。/kongotomo yoroshiku onegai itashimasu/ Sau này cũng mong các bạn sẽ giúp đỡ
- ご検討の程、よろしくお願いいたします。/gokentou no hodo, yoroshiku onegai itashimasu/ Tôi hy vọng bạn sẽ xem xét nó
- 引き続きよろしくお願いいたします。/hikitsuduki yoroshiku onegai itashimasu/ Tôi hy vọng bạn tiếp tục (làm việc)
- ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします. /gokyouryoku itadakemasuyou, yoroshiku onegai itashimasu/ Rất mong nhận được sự hợp tác từ các bạn.
署名 / shomei/ Ký tên
Ở cuối e-mail, có thể ký bằng cách viết tên của mình hoặc có thể đặt chữ ký điện tử bao gồm:
- 会 社 名 (kaishumei): tên công ty 、 部署名 (bushomei): tên bộ phận
- 名 前 Tên (nếu tên khó đọc thì phải có bản phiên âm)
- 郵便番号 (yuubin bangou) mã bưu điện, 住所 (juusho) địa chỉ, ビル・建物名 (tatemonomei) tên tòa nhà.
- 電話番号 (denwa bangou): số điện thoại
- ファクス番号 (fakusu bangou): Số fax
- メールアドレス: địa chỉ email
- URL: Địa chỉ trang web của công ty.
Thông tin trên sẽ giúp các đối tác liên hệ lại với bạn dễ dàng hơn.
>> Cách nói xin chào trong tiếng Nhật
Những mẫu email bằng tiếng Nhật trong kinh doanh
Cách viết email xin việc bằng tiếng Nhật
Cách viết email gửi cv bằng tiếng Nhật cần phải mạch lạc và đầy đủ các thông tin sau:
- Người nhận là ai?
- Họ và tên ứng viên
- Yêu cầu
- Lời kết
- Ký tên
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
Lưu ý, trong cách viết mail xin việc bằng tiếng Nhật bạn phải đính kèm file trong email, cách đặt tên file nên là: [ngày tháng]_[tên file]_[tên ứng viên]
Cách viết email chào hỏi bằng tiếng Nhật trao đổi lịch trình
Cách viết email business tiếng Nhật để sắp xếp lịch trình với công ty đối tác cụ thể như sau:
件名 お打ち合わせ日程のご相談 /kenmei : uchiawase nittei no go soudan/ Trao đổi lịch trình thực hiện…
株式会社○○○○/kabushiki kaisha …/ Công ty cổ phần
鈴木様 /suzuki sama/ Ngài Suzuki
お世話になっております。/osewa ni natte orimasu/ Cảm ơn Ngài đã luôn giúp đỡ
…高橋です。/… no takahashi desu/ Tôi là Takahashi thuộc…(phòng ban, công ty)
このたびは弊社の新サービス「◇◇」について お問い合わせいただきありがとうございます。/kono tabi ha hesha no shin sa-bisu … ni tsuite otoiawase itadaki arigatou gozaimasu. / Dịp này, tôi xin được cảm ơn Ngài đã có chúng tôi có cơ hội trao đổi về dịch vụ mới của công ty chúng tôi ….
早速ですが、お打ち合わせに伺います。/sassoku desuga, ouchiawase ni ukagaimau / Hơi đường đột, nhưng tôi xin phép được hỏi về nội dung trao đổi
サービスの詳細および導入効果について、ご説明の機会を頂戴できればと存じます。/sa-bisu no shousai oyobi dounyu kouka nitsuite, gosetsumei no kikai wo choudai dekireba to sonjimasu / Chúng tôi mong rằng Ngài sẽ tạo cho cơ hội để chúng tôi được giới thiệu nội dung chi tiết cũng như hiệu quả khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi
今月中ですと以下の日程のご都合はいかがでしょうか。/kongetsu chuu desuto ika no nittei no gotsugou ha ikaga deshouka?/Nếu trong tháng này, không biết ngài có thể có thời gian rảnh nào trong lịch dưới đây không?
日時 jitsuji : Ngày giờ
- 2月20日（火）11時～15時 : Ngày 20/2 (thứ 3) 11h ~ 15h
- 2月22日（木）13時～18時 : Ngày 22/2 (thứ 5) : 13h ~ 18h
- 2月26日（月）10時～16時 : Ngày 26/2 (thứ 2) : 10h ~ 16h
お時間は1時間ほど頂戴できれば幸いです。/ojikanha ichijikan hodo choudai dekiraba saiwaidesu/ Về thời lượng trao đổi, chúng tôi xin phép trao đổi trong 1 giờ
こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、ご都合のよい候補日を複数いただけますでしょうか。/kochira no nittei de gotsugo ga warui baai ha chousei itashimasu node, gotsugou no yoi kouhobi wo fukusuu itadakemasu deshouka/ Nếu lịch trình của công ty chúng tôi không phù hợp với Ngài, chúng tôi sẽ điều chỉnh. Khi đó, mong ngài vui lòng gửi cho tôi 1 số ngày dự phòng phù hợp với Ngài.
場所 /basho/ Địa điểm
貴社へ伺います。/kisha he ukagaimasu/ Chúng tôi sẽ tới công ty Ngài
当日、弊社からは私が1名で伺います。 toujitsu, heisha kara ha watashi ga ichimei de ukagaimasu / Hôm đó tôi sẽ đại diện cho công ty của mình đến công ty ngài.
よろしくお願いいたします。/yoroshiku onegai itashimasu/
署名省略 /shomei shouryaku/ Tên giản lược của bạn
Cách viết mail xin nghỉ học bằng tiếng Nhật đơn giản nhất
Dưới đây là cách viết mail xin nghỉ phép, nghỉ học đầy thuyết phục bằng tiếng Nhật mà bạn nên tham khảo:
>> Cách dịch tên tiếng Nhật từ tiếng Việt
Cách trả lời mail tiếng Nhật khi được mời phỏng vấn
Nếu đã gửi mail xin việc bằng tiếng Nhật và nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Tuy nhiên thời gian nhà tuyển dụng sắp xếp phỏng vấn chưa phù hợp và bạn có mong muốn xếp lại thời gian phỏng vấn lần nữa. Có thể tham khảo mẫu email sau:
Những trường hợp không nên sử dụng email
Khi có công việc quan trọng, cần thảo luận trực tiếp
Khi phát sinh công việc quan trọng với quy trình phức tạp, bạn cần trao đổi trực tiếp với bên kia để có thông tin rõ ràng.
Đặc biệt, khi bạn mắc phải sai lầm lớn cần trao đổi với cấp trên hoặc đồng nghiệp, tuyệt đối không liên hệ với họ qua email.
Trường hợp đi làm muộn hoặc cần phải xin phép nghỉ
Nếu bạn đến muộn hoặc vắng mặt (đi họp, hội nghị,…) thì tuyệt đối không được viết email xin phép. Hãy gọi điện trực tiếp cho cấp trên của bạn để làm rõ tình hình hiện tại của chính mình.
Khóa học tiếng Nhật thương mại của Ngoại Ngữ You Can
Cách viết mail tiếng Nhật là kỹ năng cơ bản bạn cần phải có khi làm việc trong môi trường kinh doanh Nhật Bản. Đáng tiếc là vẫn chưa có nhiều khóa học và trung tâm tiếng Nhật đào tạo những kiến thức cơ bản nhưng rất cần thiết này.
Đừng lo, Ngoại Ngữ You Can là trung tâm đào tạo tiếng Nhật hàng đầu, với phương pháp học khoa học, lộ trình học chi tiết. Chúng tôi không chỉ cung cấp cho bạn kỹ năng ngoại ngữ mà còn cung cấp rất nhiều các bài học về con người, xã hội ở Nhật. Chắc chắn sẽ giúp bạn chinh phục được Nhật ngữ trong thời gian ngắn.
Vậy là trung tâm Nhật Ngữ Ngoại Ngữ You Can đã giới thiệu đến bạn cách viết email tiếng Nhật chuẩn văn phong kinh doanh. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn, nếu bạn có nhu cầu luyện thi tiếng Nhật cho người đi làm để nâng cao thu nhập, vui lòng liên với với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé.
